10 Methoden, mit denen ich meine Arbeitsabläufe optimiert habe

Im Laufe der letzten Jahren habe ich meinen Workflow immer wieder angepasst und optimiert. Mittlerweile sind einige Methoden fester Bestandteil meines Alltags geworden, die ich Dir heute vorstellen möchte.

Natürlich ist das hier keine »One size fits all«-Lösung für jede Person und Situation, denn dazu sind persönliche Präferenzen und Projektanforderungen viel zu individuell.

Letztendlich musst du selbst herausfinden, was für dich am besten funktioniert.

1. Einen Plan machen

Ich arbeite gerne mit einer Wochenplanung, so weiß ich genau, welche Aufgaben ich innerhalb einer Woche erledigen möchte. Außerdem plane ich jeden Tag spätestens am Vortag so, dass ich die Aufgaben der Woche auf die einzelnen Tage verteile. Bevor ich einen Arbeitstag beende, plane ich den nächsten Tag. Dabei helfen mir folgende Fragen:

• Welche Aufgaben sind am nächsten Tag besonders dringend?
• Welche Termine, Meetings und Calls habe ich? Wie viel Zeit bleibt mir also tatsächlich, um die geplanten Aufgaben zu erledigen?
• Was muss ich erledigen, um Deadlines einzuhalten?
• Was mache ich morgens als erstes? Wenn ich meinen Arbeitstag starte, weiss ich sofort womit ich loslege. Dabei spielen persönliche Präferenzen eine wichtige Rolle. Beantwortest du lieber am Morgen ein paar Mails, tätigst du Anrufe, arbeitest du lieber konzeptionell, löst direkt zu Beginn die komplexesten Probleme oder startest du mit etwas leichtem? Das solltest du zunächst für dich selbst herausfinden und deine Aufgaben, nach Möglichkeit, entsprechend sortieren.

2. E-Mails können warten

Du kennst das sicherlich. Man arbeitet konzentriert an einer Sache und plötzlich kommt eine Mail rein. Du klickst drauf, liest die Mail und bist innerhalb von Sekunden aus deiner eigentlichen Arbeit raus. Vielleicht erledigst du direkt etwas, was in der E-Mail gewünscht wird oder du antwortest auf eine Frage. Ganz egal was es ist, sehr häufig können diese Dinge warten.

Daher ist es ratsam, sich nicht verpflichtet zu fühlen, auf jede E-Mail sofort zu reagieren. Möglich sind auch feste Zeiträume am Tag oder in der Woche, wo du dir Zeit für deine E-Mails nimmst. Das hängt natürlich auch stark von der Frequenz der E-Mails ab und in welcher konkreten Rolle du arbeitest.

3. Deep Work Phasen

Wie lange pro Tag schaffst du es, konzentriert zu arbeiten? Ganz ohne Ablenkungen jeglicher Art. Je nach Arbeitsumgebung und Erreichbarkeit kann das in einigen Fällen schnell zur Herausforderung werden. Deshalb sollte man nicht nur darauf achten, dass die Umgebung für die eigene Arbeitsweise geeignet ist, sondern sich auch bewusst Zeiträume am Tag freihalten, in denen man ohne Ablenkung arbeiten kann.

Wie das für dich individuell aussieht, kannst du sicher am besten selbst entscheiden. Mir hilft es, in diesen Phasen vor allem Umgebungsgeräusche zu vermeiden, die richtige Musik zu hören und Benachrichtigungen aller Art auszuschalten.

Wenn du deinen Tag planst, kannst du bereits Zeiten für deine »Deep Work«-Phasen einplanen.

4. Große Aufgaben in mehrere kleine unterteilen

Wenn ich Aufgaben sammle, versuche ich, jeweils möglichst mehrere Unteraufgaben abzuleiten. Wenn ich nur grobe Überschriften aufschreibe, ist es recht schwierig, diese sinnvoll in meiner Tagesplanung einzuordnen, ohne die selbe Überschrift ständig zu wiederholen. Große Aufgaben helfen mir in der Wochen- oder Monatsplanung. In der Tagesplanung helfen mir die jeweiligen Einzelschritte mehr, denn so erhalte ich eine bessere Übersicht und kann sie innerhalb der Woche besser verteilen.

5. Shortcuts nutzen

Sobald ich länger mit einem Tool arbeite, lerne ich die jeweiligen Tastaturkürzel und versuche, sie so schnell wie möglich zu verinnerlichen. Das kann am Anfang etwas mühsam sein, aber wenn man sie erst einmal beherrscht, kann man viele Aufgaben deutlich schneller erledigen.

Die meisten Tools bieten Übersichten mit den vordefinierten Shortcuts. Oft ist es auch möglich, eigene Shortcuts zu erstellen, um den eigenen Workflow ganz individuell zu optimieren.

6. Benachrichtigungen deaktivieren

Besonders in »Deep Work« Phasen ist es ratsam Benachrichtigungen auszuschalten. Doch auch am restlichen Arbeitstag kann es sinnvoll sein, gezielte Benachrichtigungen zu deaktivieren. Auf dem Mac kannst du z.B. eigene »Focus Modes« erstellen und genau festlegen, welche Benachrichtigungen du erhalten möchtest und welche nicht.

7. This meeting could have been an email

Wir kennen sie alle. Viel zu lange Meetings und viel zu lange Teilnehmerlisten. Wenn du das Gefühl hast, dass du regelmäßig an Meetings teilnimmst, die dir keinen Mehrwert bieten und du auch nicht wirklich etwas beitragen kannst, versuche, den Organisatoren der Meetings ein entsprechendes Feedback zu geben. Vielleicht werden die Meetings dann kürzer oder die Teilnehmer gezielter eingeladen, so kannst du die Zeit sinnvoller nutzen.

8. Informiere dein Team, wie du am besten arbeitest

Wie eingangs erwähnt, ist die eigene Arbeitsweise sehr individuell. Gerade deshalb ist es ratsam, den Projekt- und Teamkolleg:innen mitzuteilen, was für dich am besten funktioniert. So könnt ihr euch gemeinsam am besten aufeinander abstimmen.

9. Notizen machen

Während der Arbeit und insbesondere bei Meetings mache ich mir regelmäßig Notizen. Die helfen mir, auch nach Tagen oder Wochen nichts zu vergessen. Das ist besonders hilfreich, wenn ich mehrere Projekte parallel bearbeite. Ich nutze diese Notizen, um alle notwendigen Todos zu erstellen, Konzepte auszuarbeiten und um im späteren Projektverlauf sicher zu gehen, dass ich nichts vergessen habe.

10. Mach es nicht komplizierter, als es ist

Im englischen gibt es den Begriff »Overengineering«, der dieses Phänomen perfekt beschreibt. Wer für einfache Probleme komplexe Lösungen entwickelt, überfordert sich schnell selbst. Dabei sollte man sich darauf konzentrieren schnell und sorgfältig zum Ziel zu kommen, ohne sich In Details zu verlieren, die am Ende wenig oder gar keinen Mehrwert bringen.

Fazit

Zwei Grundpfeiler meiner Arbeit lauten »Planung« und »Dokumentation«. Die Wochen-, Tages- und Aufgabenplanungen spielen eine wichtige Rolle dabei. So habe ich immer eine aktuelle Übersicht und kann realistisch einplanen, was ich erledigen muss. Zusätzlich versuche ich so viel wie möglich zu dokumentieren, damit ich zum einen meine Planungen sinnvoll gestalten kann und zum anderen während der produktiven Arbeit nichts vergesse.

Sehr wichtig sind für mich auch »Deep Work«-Phasen, in denen ich mich ohne Ablenkung voll und ganz auf meine Arbeit konzentrieren kann. Das hilft mir vor allem, wenn ich komplexe Probleme lösen muss.

All diese Methoden sind für mich nicht in Stein gemeißelt. Je nach Projekte, Aufgaben und Rollenverteilungen, passe ich meinen Workflow auch gerne entsprechend an.